6 Minuten LesezeitVeröffentlicht am 5. September 2026Von Grischka Nimz & Jean-Michel Nimz
Die Anzeichen
Einzeln sind sie harmlos, zusammen sind sie ein Muster:
- Es gibt mehrere Fassungen derselben Datei„Planung_final_v3_NEU.xlsx“ – und niemand weiß sicher, welche gilt. Sobald zwei Leute gleichzeitig arbeiten wollen, ist die Grenze erreicht.
- Daten werden von Hand übertragenAus der Tabelle in die Rechnung, aus der Mail in die Tabelle, aus der Tabelle in die Buchhaltung. Jede Übertragung kostet Zeit und erzeugt Fehler.
- Nur eine Person versteht die DateiDie gewachsenen Formeln kennt genau ein Mensch. Fällt er aus, steht der Ablauf. Das ist das teuerste Risiko auf dieser Liste.
- Fehler fallen erst spät aufEine verrutschte Zeile, eine überschriebene Formel – und der Fehler zeigt sich in der Rechnung beim Kunden.
- Sie machen dieselbe Handbewegung jede WocheBerichte zusammenkopieren, Listen sortieren, Zahlen abtippen. Das sind die Aufgaben, die ein Programm in Sekunden erledigt.
Rechnen Sie zuerst nach
Eigene Software lohnt sich nicht, weil sie moderner ist, sondern wenn sie sich rechnet. Die Rechnung ist einfach: Wie viele Stunden im Monat gehen für die Handarbeit drauf, und was ist eine Stunde in Ihrem Betrieb wert?
Ein Beispiel: Zwei Personen verlieren je fünf Stunden im Monat mit Abtippen und Suchen. Bei 50 € Stundenwert sind das 500 € im Monat, also 6.000 € im Jahr. Ein Programm für ab 6.900 € hat sich dann im zweiten Jahr getragen – und das ohne die Fehler zu zählen, die dabei nicht mehr passieren.
Kommen Sie auf zwei Stunden im Monat, lassen Sie es. Dann ist die Tabelle die richtige Lösung.
Standardsoftware zuerst prüfen
Bevor wir ein Angebot schreiben, fragen wir: Gibt es das schon fertig? Für Buchhaltung, Zeiterfassung, Warenwirtschaft und Kundenverwaltung gibt es ausgereifte Programme für 20 bis 50 € im Monat. Dagegen kann keine Eigenentwicklung anstinken, und wir sagen das auch.
Eigene Software lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf nicht dem Standard entspricht – und das ist häufiger der Fall, als Softwarehersteller zugeben. Wenn Sie seit Jahren zwei Programme mit Copy-and-paste verbinden oder Ihr Verfahren gerade Ihr Wettbewerbsvorteil ist, passt kein Standard.
Ein guter Test: Wenn Sie eine Standardlösung nur benutzen könnten, indem Sie Ihre Arbeitsweise umstellen – lohnt sich die Umstellung? Manchmal ja. Wenn nein, ist das der Fall für ein eigenes Programm.
Im Browser oder auf dem Rechner?
Beides bauen wir, und die Entscheidung fällt an wenigen Punkten:
- Eine Web-AnwendungLäuft im Browser, ohne Installation, von überall und auf jedem Gerät – auch vom Handy auf der Baustelle. Richtig, sobald mehrere Leute an verschiedenen Orten damit arbeiten. Ab ab 6.900 €.
- Ein Desktop-ProgrammLäuft auf dem Rechner. Richtig, wenn es angeschlossene Hardware ansprechen muss – Waage, Etikettendrucker, Messgerät, Kartenleser –, wenn große Dateien lokal verarbeitet werden oder wenn die Daten das Haus nicht verlassen dürfen. Ab ab 4.900 €.
Klein anfangen
Der häufigste Fehler bei eigener Software ist nicht die Entscheidung dafür, sondern der Zuschnitt: Es wird alles auf einmal geplant, was der Betrieb je brauchen könnte. Das dauert lange, kostet viel, und die Hälfte wird nie benutzt.
Besser ist der schmerzhafteste Ablauf zuerst – genau der eine, der jede Woche Zeit frisst. Der ist schnell gebaut, wird sofort genutzt, und danach wissen Sie aus der Praxis, was als Nächstes kommt. Ein Programm, das sich erweitern lässt, ist ohnehin die Voraussetzung; darauf sollten Sie im Angebot achten.